Poszt-covid munkaszervezés
Hogy lehet egy
szétaprózott csapat hibrid munkafolyamatait hatékonyan működtetni? Ez egy
nagyszerű integritás menedzsment kihívás, aminek egyes aspektusairól már
többször írtunk. Most a poszt-covid időszakra érdemes a gondolatokat
összefűzni.
A legtöbb cégnek nagy kihívás volt a covid nemcsak a piacon, de a munkaszervezésben is. Részben otthonról dolgozó munkatársak, video megbeszélések és nagyrészt az elektronikus csatornákra szűkülő kommunikáció. Most a kulcskérdés, hogy mi legyen az „új normális”. Visszatérés legyen vagy inkább hibrid munkavégzés? Hiba lenne a kényszermegoldásokat elemzés nélkül tovább vinni. Helyette ki kell találni inkább, mi az, amit érdemes, ami hosszú távon segít.
Amennyiben hibrid munkára áll át a cég, egyszerre kell aktuális konfliktusokra megoldást találni és a menedzsment rendszert megújítani. Sokféle kérdésre kell választ találni.
- Merre mozduljon el az új rendszer? Mi legyen az arány a jelenlét és távmunka között? Hol és hogyan lehet biztonsággal hibrid munkameneteket alkalmazni? Hogyan lehet az új rendszer kockázatait menedzselni?
- Hogyan lehet az aktuális konfliktusokat és az átmenetet kezelni? Ki dolgozhat otthonról és mennyit? Hogyan hozhatók egyensúlyba vélt és valós korábbi és aktuális előnyök és hátrányok? Hogy lehet a bejárókat védeni? Mit lehet a nem oltottakkal tenni?
- Hogyan lehet fizikailag szétszórt munkaerőt irányítani és menedzselni? Hogy lehet a térben szétszórt struktúrában az egyes munkatársak számára releváns információt célzottan megosztani, a munkafolyamatokban és kommunikációban együttműködő rendszereket és visszacsatolási utakat kialakítani, és még azt is biztosítani, hogy az esetleges diszfunkciók és normaszegések is gyorsan kiderüljenek?
- Hogyan lehet a távmunkát ellenőrizni? Hogyan lehet a munkatársak viselkedési kockázatát kezelni? Mit és hogy lehet ellenőrizni és számonkérni, és hogyan lehet a belső motivációt erősíteni?
- Hogyan lehet e a kulcsembereket és tehetségeket megtartani, és a cég mellett elkötelezni?
Sok-sok egymással összefüggő kihívás, amelyekre egyszerre kell megoldást találni. Amennyiben a hagyományos hierarchikus vezetés, tervezés, szabályozás és kikényszerítés (compliance) szemléletével gondolkodunk, meg lehet bízni a HR részleget azzal, hogy tárja fel a lehetőségeket, és azután lehet hatalmi szóval dönteni. Jelen esetben e megközelítés gyengesége, hogy egy-egy szakértő és/vagy döntéshozó nem tudja se összegyűjteni, se feldolgozni a covid alatt keletkezett tapasztalatokat és az aktuális várakozásokat, így kiaknázni se tudja a lehetőségeket. Amennyiben az egyes problémákra koncentrál a munka, komoly kockázata van, hogy javítgatás és foltozgatás lesz az eredmény egy ütőképes új rendszer helyett. Ráadásul a hatalmi szóval átvitt változás gyakran ellenállásba is ütközik. Másfél év krízise alatt összegyűlt stressz, egymásnak ellentmondó várakozások és álláspontok közötti feloldhatatlannak látszó konfliktusok gyengítik majd a megvalósítást. Miközben előfordulhat, hogy a választani tudó legjobb munkatársak dinamikusabban változó cégeknél jobb vagy flexibilisebb feltételeket találnak.
De mit segít a modern integritásmenedzsment szemlélete és módszertana? A korszerű vezetés és az integritásmenedzsment (vagy etikus compliance, vagy compliance 3.0) azért tud új perspektívát kínálni, mert eszköztára a hierarchikus tervezés és irányítás helyett a közegre, kultúrára és viselkedésre irányítja a figyelmet. A működési folyamatokat elkötelezéssel erősíti.
Alaptétele, hogy az új működésmód és szabályok erejét a megalkotás folyamata erősítheti a legjobban. Legyen az belső kontrollrendszer, etikai vagy viselkedési kódex, amennyiben a működés apró részleteit ismerő munkatársak is részei lehetnek az új működés kialakításának, esély van rá, hogy jóval hatékonyabb megoldásokat találnak. Azt javasolják, ami tényleg működik, ahogy tudják és hajlandóak csinálni. Ráadásul aki úgy érzi, hogy része volt a folyamatnak, az érti és akarja is, mert hisz benne. Ha jól van a folyamat kitalálva, akkor azt is érzékeli a munkatárs, hogy a többiek is értik az új rendszert, így bízhat bennük, hogy ők is követik majd. Ettől a ponttól nem kizárólag vertikális kontroll biztosítja a szabályszerű működést, és nem egy ellenőrző vezető, aki nem lát mindent és ereje bármikor gyengülhet, hanem a munkatársak is biztosítják a rendszert kölcsönös elvárásaikkal.
Rendben, de működik ez nagyobb cégeknél is? Igen, de ez már nem a szemlélet, hanem módszertan és szakértelem kérdése. Mega cégek valósítanak meg manapság olyan folyamatokat, amelyek képesek a munkatársak bevonására és elkötelezésére. Pontos folyamattervezés és moderálás szükséges, de ha sikerül, a közös alkotás a legerősebb csapatépítő eszköz a vezetők kezében. A közös alkotás tapasztalat, arról, hogy számítok, kapcsolatokat teremt emberek, és a cég és munkatársai között, és bizalmat, hogy hasonlóan látjuk és értjük a dolgokat. Ha a menedzserek figyelnek, kialakul az is, hogy hogyan lehet az új hibrid munkát irányítani és mik azok a távmenedzsment eszközök, amiket létre kell hozni, vagy meg kell tanulni. Ettől alakul át egyszerre és rendszerként felhatalmazás, felelősség, együttműködés és ellenőrzés. A poszt-Covid munkafolyamatok kulcskérdései.
Kapcsolódó linkek:
